Solutions · Hôtels
Assistant téléphonique IA pour hôtel même la nuit, même en anglais.
Horaires d'arrivée, parking, petit-déjeuner, animaux acceptés : l'assistant IA répond à toute heure et en plusieurs langues, et transmet à la réception les demandes qui comptent.
Le problème
Dans un hôtel, le téléphone ne suit pas les horaires de la réception. Des clients en route appellent pour prévenir qu'ils arriveront tard, des touristes étrangers veulent savoir s'il y a un parking, d'autres demandent un devis pour un week-end. Souvent, il n'y a qu'une seule personne à la réception, occupée par un check-in.
Un assistant téléphonique IA répond tout de suite, dans la langue de l'appelant, avec les informations de l'établissement. Il recueille les demandes de réservation et de devis de façon structurée et les transmet à la réception, qui décide des tarifs et des confirmations. Si votre logiciel de gestion hôtelière (PMS) dispose d'une API, l'assistant peut le consulter pendant l'appel grâce aux outils externes, par exemple pour vérifier la disponibilité des chambres.
Les appels typiques
Ce qu'on vous demande
au téléphone.
Disponibilités et devis
Dates, nombre de personnes, type de chambre : des demandes à bien recueillir pour répondre vite.
Arrivée tardive et check-in
Des clients qui arriveront après minuit et veulent savoir comment entrer.
Services de l'établissement
Parking, petit-déjeuner, animaux, lits bébé, navette, piscine : des questions qui reviennent chaque jour.
Clients étrangers
Des appels en anglais ou dans d'autres langues, souvent depuis d'autres fuseaux horaires.
Restaurant, spa, transferts
Des réservations de services internes que la réception doit ensuite organiser.
Ce que fait l'assistant
Il répond, réserve,
transmet l'appel.
Demandes de réservation
Recueille les dates, le nombre de personnes, le type de chambre et les coordonnées, et les transmet à la réception par WhatsApp, par e-mail ou dans une feuille partagée. La confirmation et le tarif restent votre décision.
Modifications et annulations
Enregistre la demande de modification ou d'annulation avec les informations de la réservation et la transmet aussitôt à l'équipe, avec la transcription de l'appel.
Questions fréquentes, en plusieurs langues
Check-in et check-out, parking, petit-déjeuner, animaux, accès : il répond avec les informations de l'établissement, dans la langue de l'appelant.
Transfert à la réception
Pour un client déjà sur place, un problème dans la chambre ou une demande urgente, il transfère l'appel à la réception selon vos règles de renvoi.
Nuit et haute saison
Il couvre les heures de nuit et les pics d'appels, quand la réception ne peut pas répondre à tout le monde.
Exemple d'appel
Un appel
comme tant d'autres.
Dimanche, 23 h 20. Réception fermée. Un client étranger appelle, en anglais.
- Client
Hello, I have a reservation for tonight but my flight is late. I'll arrive around 2 am.
- yourang.ai
Good evening, I'm the hotel's AI assistant. No problem: may I have the name on the reservation?
- Client
Smith, two nights.
- yourang.ai
Thank you, Mr Smith. I've let the reception know you'll arrive around 2 am. The night entrance instructions will be sent to you on WhatsApp.
Conversation d'exemple : les noms, horaires et informations sont indicatifs.
Une note pour la réception avec le nom et l'heure d'arrivée, un message au client, la conversation en anglais transcrite dans le tableau de bord.
Intégrations
Les outils
à connecter.
Un récapitulatif de la demande au client et une notification à l'équipe.
Découvrir l'intégration WhatsAppChaque demande de devis arrive dans la boîte de la réception avec toutes les informations.
Découvrir l'intégration E-mailGoogle Sheets
Un registre partagé des demandes recueillies au téléphone.
Découvrir l'intégration Google SheetsAPI
Pour connecter le logiciel de gestion de l'établissement : outils externes pendant l'appel, API publique de yourang.ai, n8n ou Zapier.
Découvrir l'intégration APIConfiguration
Vous décidez
ce qu'il fait et ce qu'il ne fait pas.
- Les informations sur les services, les horaires et le règlement de l'établissement, dans chaque langue dont vous avez besoin.
- Les demandes à recueillir (devis, modifications, services) et où les envoyer.
- Quand transférer à la réception et quoi répondre quand elle est fermée.
- Ce que l'assistant peut dire sur les tarifs et les disponibilités : en général, rien d'engageant.
Comment fonctionne l'assistant téléphonique IA de yourang.ai, étape par étape.
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