Solutions · Cabinets dentaires
Assistant téléphonique IA pour cabinet dentaire. Il répond pendant que vous êtes au fauteuil.
Pendant que l'assistante dentaire travaille au fauteuil avec le praticien, le téléphone ne reste pas sans réponse : premières consultations, séances de soins, reports et rappels de détartrage sont gérés par l'assistant.
Le problème
Dans un cabinet dentaire, c'est souvent la même personne qui accueille, assiste au fauteuil et répond au téléphone. Pendant un soin, elle ne peut pas s'interrompre, et les appels de ceux qui veulent une première consultation tombent sur la messagerie ou restent sans réponse.
Les rendez-vous dentaires n'ont pas tous la même durée : un détartrage n'occupe pas l'agenda comme la pose d'un implant. Un assistant téléphonique IA bien configuré connaît les types de rendez-vous que le cabinet veut faire réserver par téléphone, ne propose que les créneaux adaptés et laisse au dentiste et au secrétariat les cas qui demandent une évaluation.
Les appels typiques
Ce qu'on vous demande
au téléphone.
Première consultation
Un nouveau patient veut un contrôle ou un devis et demande quand il y a de la place, souvent en dehors des heures d'ouverture.
Détartrage et contrôles réguliers
Des patients qui rappellent pour leur détartrage semestriel ou qui répondent à un rappel.
Déplacer une séance
Des séances longues, planifiées des semaines à l'avance, que le patient doit déplacer au dernier moment.
Douleur ou urgence
Une dent cassée, un gonflement, une douleur forte : des appels à reconnaître et à transmettre tout de suite au cabinet.
Devis, paiements, horaires
Questions sur les facilités de paiement, les moyens de paiement, les horaires d'été : des réponses que le cabinet décide et que l'assistant répète à l'identique.
Ce que fait l'assistant
Il répond, réserve,
transmet l'appel.
Rendez-vous par type de séance
Première consultation, détartrage, contrôle : l'assistant ne réserve que les types de rendez-vous que vous avez activés, dans les créneaux de l'agenda qui leur sont dédiés.
Annulations et reports
Déplace ou annule la séance quand le patient appelle, et la confirmation du nouvel horaire arrive sur WhatsApp.
Questions fréquentes
Horaires, adresse, stationnement, moyens de paiement, quoi apporter à la première consultation : il répond avec les textes du cabinet. Sur le coût des soins, il dit uniquement ce que vous avez décidé.
Urgences transmises au dentiste
Si le patient parle de douleur forte, de gonflement ou de traumatisme, il transfère l'appel ou enregistre une demande de rappel prioritaire, selon vos règles.
Rappels sortants
Avec les appels sortants, vous pouvez faire recontacter les patients pour leurs contrôles réguliers, avec un membre de l'équipe prêt à prendre le relais.
Exemple d'appel
Un appel
comme tant d'autres.
Jeudi, 19 h 10. Le cabinet a fermé à 19 h. (Appel d'exemple, traduit.)
- yourang.ai
Cabinet dentaire, bonsoir. Je suis l'assistant IA du cabinet : nous sommes fermés, mais je peux vous aider à prendre rendez-vous.
- Patient
Je voudrais une première consultation, je ne suis jamais venu chez vous.
- yourang.ai
Avec plaisir. La première consultation dure environ quarante minutes. J'ai mardi à 15 h ou jeudi à 10 h 30. Avez-vous mal en ce moment ?
- Patient
Non, c'est juste un contrôle. Mardi à 15 h.
- yourang.ai
Parfait. Pouvez-vous me donner vos nom et prénom ? Je vous envoie la confirmation sur WhatsApp avec l'adresse et ce qu'il faut apporter.
Conversation d'exemple : les noms, horaires et informations sont indicatifs.
Première consultation dans le créneau dédié, confirmation WhatsApp, fiche de l'appel dans le tableau de bord.
Intégrations
Les outils
à connecter.
Google Calendar
Des agendas par fauteuil ou par praticien : l'assistant ne voit que les créneaux où il peut réserver.
Découvrir l'intégration Google CalendarConfirmations et rappels des séances, pour limiter les oublis.
Découvrir l'intégration WhatsAppCalendly
Si le cabinet utilise déjà Calendly pour les premières consultations, l'assistant réserve dans les mêmes types d'événements.
Découvrir l'intégration CalendlyGoogle Sheets
Une feuille avec les demandes de devis et de rappel recueillies au téléphone.
Découvrir l'intégration Google SheetsSMS
Pour les patients qui n'utilisent pas WhatsApp, la confirmation de la séance arrive par SMS, avec le texte rédigé par le cabinet.
Logiciel du cabinet
Si le logiciel dispose d'une API, l'assistant le consulte pendant l'appel grâce aux outils externes : agenda, dossiers patients, rappels.
Découvrir les outils externesConfiguration
Vous décidez
ce qu'il fait et ce qu'il ne fait pas.
- Les types de séance réservables par téléphone et leur durée.
- Les mots qui déclenchent un transfert en urgence (douleur, gonflement, traumatisme).
- Ce qu'il faut dire sur les devis et les tarifs : éventuellement rien, en renvoyant à la première consultation.
- Les horaires où le dentiste ou le secrétariat peuvent recevoir des appels transférés.
Comment fonctionne l'assistant téléphonique IA de yourang.ai, étape par étape.
Découvrir l'assistant téléphonique IAQuestions fréquentes
Pour aller plus loin
Guides et comparatifs
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