Lösungen · Zahnarztpraxen
KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen. Er antwortet, während Sie am Stuhl arbeiten.
Während Ihre ZFA am Behandlungsstuhl assistiert, bleibt das Telefon nicht unbeantwortet: Ersttermine, Behandlungen, Verschiebungen und Prophylaxe-Recalls übernimmt der Assistent.
Das Problem
In vielen Zahnarztpraxen empfängt dieselbe Person die Patienten, assistiert am Stuhl und geht ans Telefon. Während einer Behandlung kann sie nicht weg, und Anrufe von Menschen, die einen Ersttermin möchten, landen auf der Mailbox oder bleiben unbeantwortet.
Zahnärztliche Termine dauern unterschiedlich lang: Eine professionelle Zahnreinigung belegt den Kalender nicht wie ein Implantat. Ein gut eingerichteter KI-Telefonassistent kennt die Terminarten, die die Praxis telefonisch vergeben möchte, bietet nur passende Zeiten an und überlässt Fälle, die eine Einschätzung brauchen, dem Zahnarzt und der Rezeption.
Typische Anrufe
Was Anrufer
wissen wollen.
Ersttermin
Ein neuer Patient möchte eine Kontrolle oder einen Heil- und Kostenplan und fragt nach freien Terminen, oft außerhalb der Praxiszeiten.
Prophylaxe und Kontrolle
Patienten, die sich für die halbjährliche Zahnreinigung melden oder auf eine Erinnerung reagieren.
Behandlung verschieben
Lange, Wochen im Voraus geplante Termine, die der Patient kurzfristig verlegen muss.
Schmerzen oder Notfall
Ein abgebrochener Zahn, eine Schwellung, starke Schmerzen: Anrufe, die erkannt und sofort an die Praxis weitergegeben werden müssen.
Kosten, Zahlung, Öffnungszeiten
Fragen zu Ratenzahlung, Zahlungsarten, Sommeröffnungszeiten: Antworten, die die Praxis festlegt und der Assistent immer gleich wiedergibt.
Was der Assistent übernimmt
Antwortet, bucht,
leitet weiter.
Termine nach Behandlungsart
Ersttermin, Prophylaxe, Kontrolle: Der Assistent bucht nur die Terminarten, die Sie freigeben, in den dafür vorgesehenen Kalenderzeiten.
Absagen und Verschiebungen
Verschiebt oder storniert den Termin, wenn der Patient anruft, und die neue Uhrzeit wird per WhatsApp bestätigt.
Häufige Fragen
Öffnungszeiten, Adresse, Parken, Zahlungsarten, was man zum Ersttermin mitbringt: Er antwortet mit den Formulierungen der Praxis. Zu Behandlungskosten sagt er nur, was Sie festgelegt haben.
Notfälle an den Zahnarzt
Spricht der Patient von starken Schmerzen, einer Schwellung oder einem Unfall, leitet er den Anruf weiter oder legt einen vorrangigen Rückrufwunsch an, nach Ihren Regeln.
Rückrufe
Mit ausgehenden Anrufen lassen Sie Patienten zur regelmäßigen Kontrolle kontaktieren, mit einer Person aus dem Team, die jederzeit übernehmen kann.
Beispielanruf
Ein Anruf
wie viele andere.
Donnerstag, 19:10 Uhr. Die Praxis hat um 19 Uhr geschlossen. (Beispielanruf, übersetzt.)
- yourang.ai
Guten Abend, Sie sind mit der Zahnarztpraxis verbunden. Ich bin der KI-Assistent der Praxis: Wir haben geschlossen, aber ich helfe Ihnen gern bei einem Termin.
- Patient
Ich hätte gern einen Ersttermin, ich war noch nie bei Ihnen.
- yourang.ai
Gern. Ein Ersttermin dauert etwa vierzig Minuten. Ich habe Dienstag um 15 Uhr oder Donnerstag um 10:30 Uhr. Haben Sie gerade Schmerzen?
- Patient
Nein, es ist nur eine Kontrolle. Dienstag um 15 Uhr.
- yourang.ai
Sehr gut. Darf ich Ihren Vor- und Nachnamen haben? Ich schicke Ihnen die Bestätigung per WhatsApp, mit Adresse und was Sie mitbringen sollten.
Beispielgespräch: Namen, Uhrzeiten und Angaben dienen nur der Veranschaulichung.
Ersttermin im vorgesehenen Zeitfenster gebucht, WhatsApp-Bestätigung verschickt, Gesprächsnotiz im Dashboard.
Integrationen
Die Tools
zum Anbinden.
Google Calendar
Terminpläne pro Behandlungsstuhl oder Behandler: Der Assistent sieht nur die Zeiten, in denen er buchen darf.
Integration ansehen Google CalendarTerminbestätigungen und Erinnerungen, damit weniger Termine vergessen werden.
Integration ansehen WhatsAppCalendly
Nutzt die Praxis Calendly bereits für Ersttermine, bucht der Assistent in dieselben Terminarten.
Integration ansehen CalendlyGoogle Sheets
Eine Tabelle mit den telefonisch aufgenommenen Anfragen zu Kostenplänen und Rückrufen.
Integration ansehen Google SheetsSMS
Für Patienten ohne WhatsApp kommt die Terminbestätigung per SMS, mit dem Text, den die Praxis festlegt.
Praxisverwaltungssoftware
Bietet die Software eine API, fragt der Assistent sie während des Anrufs über externe Tools ab: Terminplan, Patientenakten, Recalls.
Externe Tools ansehenEinrichtung
Sie entscheiden,
was er tut und was nicht.
- Welche Behandlungsarten telefonisch gebucht werden können und wie lange sie dauern.
- Die Stichworte, die eine dringende Weiterleitung auslösen (Schmerzen, Schwellung, Unfall).
- Was zu Kostenplänen und Kosten gesagt wird, auch gar nichts mit Verweis auf den Ersttermin.
- Zu welchen Zeiten Zahnarzt oder Rezeption weitergeleitete Anrufe annehmen können.
So funktioniert der KI-Telefonassistent von yourang.ai, Schritt für Schritt.
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In einer Demo richten wir ihn mit den Behandlungen, Dauern und Sprechzeiten einer Zahnarztpraxis ein, und Sie testen ihn mit einem echten Anruf.