Lösungen · Kanzleien
KI-Telefonassistent für Kanzleien der Ihre Zeit schützt.
Anwälte und Steuerberater können während einer Verhandlung oder einer Mandantenbesprechung nicht ans Telefon gehen. Der KI-Assistent filtert die Anrufe, vereinbart Termine und gibt nur weiter, was wirklich zählt.
Das Problem
In einer Anwalts- oder Steuerkanzlei ist die Zeit des Berufsträgers das, was verkauft wird. Jeder Anruf, der eine Besprechung, eine Verhandlung oder die Arbeit an einer Akte unterbricht, kostet Konzentration. Doch ein Mandant, der die Kanzlei nicht erreicht, besonders kurz vor einer Frist, wird unruhig und sucht sich jemand anderen.
Viele Anrufe brauchen den Anwalt oder Steuerberater gar nicht: einen Termin vereinbaren, wissen, welche Unterlagen mitzubringen sind, fragen, ob Dokumente angekommen sind, die Bürozeiten erfahren. Ein KI-Telefonassistent beantwortet diese Anrufe, erkennt dringende Anliegen und leitet sie sofort weiter, und für alles andere hinterlässt er eine geordnete Nachricht mit Gesprächsprotokoll.
Typische Anrufe
Was Anrufer
wissen wollen.
Erstkontakt
Ein potenzieller Mandant schildert sein Anliegen und fragt nach einem Termin oder den Kosten.
Mandanten, die den Anwalt sprechen wollen
„Kann ich mit dem Anwalt sprechen?“: Oft genügt ein geplanter Rückruf.
Unterlagen und Fristen
Was man für die Steuererklärung mitbringen muss, bis wann die Unterlagen eingereicht werden müssen.
Stand der Akte
Ob die Dokumente angekommen sind, wie der Stand eines Mandats ist: Fragen, die für die richtige Person im Team notiert werden.
Dringende Anliegen
Ein zugestellter Bescheid, eine ablaufende Frist: Anrufe, die sofort weitergeleitet werden müssen.
Was der Assistent übernimmt
Antwortet, bucht,
leitet weiter.
Termine und Beratungen
Vereinbart Erstgespräche und Termine im Kalender des Berufsträgers, vor Ort oder per Videocall, wenn Sie das anbieten, mit Bestätigung per WhatsApp oder E-Mail.
Filtern und Verteilen
Fragt nach dem Grund des Anrufs und leitet ihn weiter: an den Anwalt oder Steuerberater, an die Person, die die Akte betreut, an das Sekretariat oder als Rückrufwunsch.
Antworten zu Unterlagen und Bürozeiten
Unterlagenlisten, Bürozeiten, wie man Dateien schickt: Er antwortet mit den Formulierungen, die Sie vorbereiten, ohne Einschätzungen abzugeben.
Dringendes an den Berufsträger
Spricht der Mandant von einer ablaufenden Frist oder einem zugestellten Schreiben, leitet er den Anruf weiter oder legt nach Ihren Regeln einen vorrangigen Rückruf an.
Absagen und außerhalb der Bürozeiten
Verschiebt oder storniert Termine und nimmt Anliegen auch abends, während Gerichtsterminen und in den Hochphasen der Steuerfristen auf.
Beispielanruf
Ein Anruf
wie viele andere.
Dienstag, 11:00 Uhr. Die Anwältin ist bei Gericht. (Beispielanruf, übersetzt.)
- yourang.ai
Guten Tag, Sie sind mit der Kanzlei verbunden. Ich bin der KI-Assistent der Kanzlei: Darf ich fragen, worum es geht?
- Anrufer
Ich hätte gern einen Termin wegen eines Streits mit unserer Hausverwaltung, ich bin noch kein Mandant.
- yourang.ai
Gern. Für ein Erstgespräch habe ich Donnerstag um 17 Uhr oder Montag um 10 Uhr. Bitte bringen Sie die Unterlagen mit, die Sie bereits haben, zum Beispiel Protokolle und erhaltene Schreiben.
- Anrufer
Donnerstag um 17 Uhr. In zehn Tagen läuft eine Frist ab, ist das ein Problem?
- yourang.ai
Ich markiere das für die Anwältin als dringend, damit sie es vor dem Termin prüfen kann. Die Bestätigung mit der Adresse der Kanzlei schicke ich Ihnen zu.
Beispielgespräch: Namen, Uhrzeiten und Angaben dienen nur der Veranschaulichung.
Erstgespräch im Kalender, Anliegen als dringend markiert, neuer Kontakt mit Gesprächsprotokoll im CRM.
Integrationen
Die Tools
zum Anbinden.
Google Calendar
Die Kalender der Berufsträger, mit reservierten Zeiten für Erstgespräche.
Integration ansehen Google CalendarCRM
Neue Kontakte und Anliegen im CRM der Kanzlei gespeichert, mit Gesprächsprotokoll.
Integration ansehen CRMEine Zusammenfassung jedes wichtigen Anrufs im Postfach des Anwalts oder Steuerberaters.
Integration ansehen E-Mailn8n
Individuelle Automatisierungen, zum Beispiel eine Benachrichtigung an die Person, die die Akte betreut.
Integration ansehen n8nEinrichtung
Sie entscheiden,
was er tut und was nicht.
- Die Terminarten und wer sie in der Kanzlei übernimmt.
- Die Regeln zur Anrufverteilung: wer was bekommt, und zu welchen Zeiten.
- Die Formulierungen zu Unterlagen, Honoraren und Kontaktwegen, verfasst von der Kanzlei.
- Dass der Assistent nie rechtliche oder steuerliche Auskünfte gibt.
So funktioniert der KI-Telefonassistent von yourang.ai, Schritt für Schritt.
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In einer Demo richten wir ihn mit den Terminarten und Weiterleitungsregeln einer Kanzlei ein, und Sie testen ihn mit einem echten Anruf.