Messaggio di segreteria telefonica professionale: 12 esempi

Un buon messaggio di segreteria telefonica professionale dice in 20-30 secondi quattro cose: chi ha risposto, perché nessuno è disponibile, quando si può richiamare e cosa può fare adesso chi chiama. Qui sotto trovate 12 esempi pronti da adattare, divisi per situazione (ufficio chiuso, pausa pranzo, ferie, studio medico, ristorante, salone), più le regole per registrarli bene e i segnali che indicano che un messaggio non basta più.

Il messaggio è spesso la prima cosa che un cliente sente della vostra attività. Vale la pena scriverlo con la stessa cura dell'insegna.

Le 5 regole di un messaggio che funziona

1. Il nome subito. La prima parola dopo il saluto è il nome dell'attività: chi chiama deve sapere al primo secondo di avere composto il numero giusto.
2. Corto. Tre o quattro frasi. Se il messaggio supera i 30 secondi, chi chiama riattacca prima di arrivare all'informazione utile.
3. Un'azione chiara. "Lasci nome e numero", "scriva a…", "prenoti dal sito". Una sola, al massimo due.
4. Orari e date precisi. "Riapriamo lunedì 4 alle 9" funziona meglio di "riapriamo a breve".
5. Aggiornato. Un messaggio di ferie lasciato acceso a settembre fa più danni di nessun messaggio.

Registratelo in un posto silenzioso, con il telefono a una spanna dalla bocca, e riascoltatelo dal cellulare prima di attivarlo: quello che sentite voi è quello che sentirà il cliente.

Ufficio chiuso e fuori orario

1. Fuori orario, versione base

Buongiorno, ha chiamato [Nome attività]. In questo momento l'ufficio è chiuso: siamo aperti dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18. Lasci nome, numero e motivo della chiamata dopo il segnale: la richiamiamo il prima possibile.

2. Fuori orario con canale alternativo

Salve, ha raggiunto [Nome attività]. Siamo chiusi, riapriamo domani alle 9. Per richieste scritte può mandarci un'email a [indirizzo]; altrimenti lasci un messaggio dopo il segnale e la ricontattiamo in mattinata.

3. Pausa pranzo

Buongiorno, [Nome attività]. Siamo in pausa fino alle 14:30. Se vuole, lasci un messaggio: la richiamiamo appena rientriamo.

4. Tutti gli operatori occupati

Grazie per aver chiamato [Nome attività]. In questo momento siamo tutti impegnati con altri clienti. Lasci nome e numero dopo il segnale: la richiamiamo entro un'ora lavorativa.

Promettete un tempo di richiamata solo se riuscite a rispettarlo davvero.

Chiusura per ferie e festività

5. Ferie estive

Buongiorno, ha chiamato [Nome attività]. Siamo chiusi per ferie dal [data] al [data] compreso, e riapriamo [giorno e data] alle [ora]. Per comunicazioni urgenti può scriverci a [email]. Buone vacanze anche a lei.

6. Festività

Salve, [Nome attività]. Per le festività siamo chiusi fino al [data]. Le richieste lasciate in segreteria verranno gestite al rientro, in ordine di arrivo. Grazie e buone feste.

Il giorno della riapertura, la prima cosa da fare è rimettere il messaggio normale.

Esempi per settore

Studio medico o dentistico

7. Studio chiuso

Buongiorno, studio [Nome]. Lo studio è chiuso: la segreteria risponde dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 13 e dalle 15 alle 19. Per prenotare o disdire un appuntamento lasci nome, cognome e numero dopo il segnale. In caso di urgenza medica chiami il 112.

8. Ferie dello studio

Buongiorno, studio [Nome]. Lo studio è chiuso per ferie fino al [data]. In caso di necessità può rivolgersi a [sostituto o servizio indicato dallo studio]. Per le urgenze chiami il 112.

In un messaggio sanitario non chiedete mai di descrivere sintomi o dati clinici: basta nome, numero e motivo generico (prenotazione, disdetta, referto). Per approfondire c'è la pagina per gli studi medici.

Ristorante

9. Fuori dal servizio

Ciao, hai chiamato [Nome ristorante]. In questo momento siamo chiusi: siamo aperti a pranzo dalle 12 alle 15 e a cena dalle 19 alle 23, chiusi il lunedì. Per prenotare un tavolo puoi farlo online su [sito] o richiamarci durante il servizio.

10. Durante il servizio

Ciao, [Nome ristorante]. Siamo nel pieno del servizio e non riusciamo a rispondere. Per prenotare lascia nome, numero, giorno, ora e numero di persone: ti richiamiamo per confermare.

Il secondo messaggio raccoglie tutto quello che serve per una prenotazione, ma qualcuno deve comunque richiamare: più ne arrivano in un turno, più restano indietro. Ne parliamo nella guida sulle prenotazioni telefoniche al ristorante.

Parrucchiere o centro estetico

11. Salone al lavoro

Ciao, hai chiamato [Nome salone]. Abbiamo le mani occupate! Lascia nome, numero e il trattamento che ti interessa: ti richiamiamo tra un cliente e l'altro per fissare l'appuntamento.

Studio professionale

12. Studio legale o commerciale

Buongiorno, studio [Nome]. In questo momento non possiamo rispondere. La segreteria è attiva dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 18. Lasci nome, numero e un breve riferimento alla pratica: la ricontattiamo entro la giornata lavorativa successiva.

Cosa evitare

• "La sua chiamata è importante per noi" detto a un cliente che poi non viene richiamato.
• Musica e presentazioni lunghe prima dell'informazione che serve.
• Date scadute: "riapriamo il 26 agosto" ascoltato a ottobre.
• Numeri dettati troppo in fretta: se date un numero o un'email, ripeteteli lentamente.
• Messaggi che chiedono troppo: più informazioni chiedete, meno messaggi ricevete.

Quando un messaggio non basta più

La segreteria registra, ma non risolve: chi chiama per prenotare deve aspettare che qualcuno ascolti il messaggio e lo richiami, e molti non lasciano nessun messaggio. Se vi riconoscete in una di queste situazioni, il problema non è il testo:

• passate la prima ora del mattino a richiamare chi ha chiamato la sera prima;
• i messaggi chiedono quasi tutti la stessa cosa (orari, disponibilità, prenotazioni);
• perdete chiamate anche quando siete aperti, perché siete con un cliente o al lavoro.

In questi casi la differenza la fa un assistente telefonico AI: risponde al posto della segreteria, sempre o solo fuori orario, a seconda di come lo impostate. Risponde alle domande frequenti, prende o sposta l'appuntamento nel calendario collegato e passa la chiamata a una persona secondo le regole che decidete voi. Si attiva con l'inoltro di chiamata dal numero che già usate, senza cambiarlo.

Anche l'assistente ha un "messaggio" di apertura, e scriverlo segue le stesse regole di questa guida, con una in più: dal 2 agosto 2026 deve dire subito che è un'intelligenza artificiale, come spieghiamo nell'articolo su AI Act e trasparenza. Per un confronto punto per punto tra le due soluzioni c'è la guida assistente telefonico AI o segreteria telefonica.

Checklist prima di registrare

• Nome dell'attività nella prima frase
• Orari o date di riapertura precisi
• Una sola azione chiara per chi chiama
• Alternativa per le urgenze, se il vostro settore la richiede
• Durata sotto i 30 secondi
• Promemoria in agenda per cambiare il messaggio a fine ferie

Volete sentire come risponderebbe un assistente AI al posto della vostra segreteria? Richiedete una demo: lo configuriamo su un caso come il vostro, dalla frase di apertura all'appuntamento in agenda.