Quanto costa un assistente telefonico AI nel 2026: guida PMI
Un assistente telefonico AI costa in base a quante chiamate gestisce, a cosa deve fare durante la chiamata e a quali strumenti deve collegarsi: sul mercato il prezzo prende la forma di un abbonamento mensile con minuti inclusi, di una tariffa a consumo al minuto o di un preventivo su misura. Per capire se conviene, però, il prezzo da solo dice poco. Va confrontato con due numeri: quanto costa una persona dedicata al telefono e quanto ti costano le chiamate a cui oggi nessuno risponde.
In questa guida vediamo i fattori che fanno il prezzo, i modelli diffusi sul mercato, il costo reale di una receptionist secondo il contratto nazionale e un metodo semplice per stimare il valore delle chiamate perse. I prezzi aggiornati di yourang.ai sono nella pagina prezzi: qui non li riportiamo, perché cambiano e vogliamo che tu legga sempre quelli in vigore.
I fattori che determinano il prezzo
Il costo di un assistente telefonico AI non dipende dal "modello di intelligenza artificiale" usato, ma da quello che deve fare per la tua attività.
| Fattore | Cosa incide sul costo | Domanda da farti |
|---|---|---|
| Volume di chiamate | Minuti di conversazione al mese | Quante chiamate ricevo e quanto durano? |
| Funzioni | Solo risposta e messaggi, oppure prenotazioni, qualifica dei contatti, chiamate in uscita | Cosa deve fare l'assistente, oltre a rispondere? |
| Integrazioni | Calendario, CRM, WhatsApp, email, automazioni | Dove devono finire appuntamenti e dati? |
| Lingue | Una o più lingue nella stessa linea | Ho clienti stranieri o turisti? |
| Numeri e linee | Numero dedicato, inoltro dal numero esistente, più sedi | Voglio tenere il mio numero? |
| Configurazione | Pronto all'uso o da progettare e sviluppare | Ho competenze tecniche interne? |
| Assistenza | Supporto all'avvio e alle modifiche | Chi aggiorna lo script quando cambia qualcosa? |
I modelli di prezzo sul mercato
Le offerte che si trovano oggi in Italia e in Europa seguono tre modelli principali.
| Modello | Come funziona | Per chi è adatto | Cosa controllare |
|---|---|---|---|
| Abbonamento con minuti inclusi | Canone mensile fisso, un pacchetto di minuti, costo dei minuti extra | PMI con volume di chiamate prevedibile | Minuti inclusi, costo dell'extra, funzioni comprese |
| A consumo | Si paga al minuto di conversazione | Volumi variabili, progetti tecnici | Costi di telefonia, sviluppo e manutenzione esclusi dal prezzo al minuto |
| Su preventivo | Prezzo concordato su volumi e personalizzazioni | Aziende strutturate, più sedi, integrazioni su misura | Durata del contratto, costi di avvio |
Una differenza conta più delle altre: un servizio pronto all'uso si configura con le informazioni dell'attività, mentre una piattaforma per sviluppatori fornisce i mattoni per costruire un agente vocale. Nel secondo caso il prezzo al minuto è solo una parte del costo: vanno aggiunti la telefonia, lo sviluppo e chi mantiene l'agente nel tempo.
Quanto costa una receptionist: il conto con il CCNL
Il termine di paragone più naturale è il costo di una persona dedicata a rispondere al telefono. Prendiamo il contratto più diffuso per le attività del commercio e dei servizi, il CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi (Confcommercio).
In questo contratto l'addetto al centralino telefonico è inquadrato al V livello, secondo la guida ai livelli di Lexplain. Dopo il rinnovo del 22 marzo 2024, il minimo mensile del V livello (paga base più contingenza) è di 1.658,01 euro lordi da novembre 2025 a ottobre 2026 e sale a 1.689,63 euro da novembre 2026, secondo le tabelle retributive pubblicate da Lexplain (Antonio Barbato, consulente del lavoro, 7 ottobre 2024). Le mensilità sono 14, per 40 ore settimanali.
Ecco una stima del costo aziendale minimo per un anno a tempo pieno, calcolata dalla redazione:
| Voce | Base di calcolo | Importo annuo stimato |
|---|---|---|
| Retribuzione lorda | 1.658,01 euro × 14 mensilità | 23.212 euro |
| Contributi INPS a carico dell'azienda | Circa 29% (terziario, fino a 50 dipendenti, tabelle contributive 2026) | 6.727 euro |
| TFR | Retribuzione annua divisa per 13,5 (art. 2120 del codice civile) | 1.719 euro |
| INAIL | Circa 0,4% per le attività d'ufficio | 93 euro |
| Totale stimato | circa 31.750 euro l'anno |
È una stima per difetto. Non include enti bilaterali e fondi sanitari previsti dal contratto, eventuali superminimi, straordinari, buoni pasto, ferie da coprire con un sostituto, formazione, postazione e telefono. È un ordine di grandezza utile per il confronto, non un preventivo: per il tuo caso chiedi al tuo consulente del lavoro.
Il punto che sfugge: le ore coperte
C'è un secondo numero da mettere accanto al costo. Un anno ha 8.760 ore. In Italia un occupato lavora in media circa 1.700 ore l'anno: 1.718 nel 2023, secondo i dati OCSE riportati in questa tabella delle ore lavorate per Paese. Una receptionist a tempo pieno copre quindi circa un quinto delle ore dell'anno.
La sera, il sabato, i festivi, la pausa pranzo, le ferie e le chiamate che arrivano mentre è già al telefono con qualcun altro restano scoperti. Ed è proprio lì che si concentrano molte chiamate perse.
Il costo nascosto: le chiamate a cui nessuno risponde
Secondo stime riportate da Milano Finanza (29 gennaio 2026), nelle microimprese le chiamate perse fuori orario possono arrivare fino al 30% del totale. E la segreteria telefonica non basta a recuperarle: in un'indagine di Moneypenny su microimprese con meno di 10 addetti, il 69% di chi trova la segreteria riattacca senza lasciare un messaggio (Moneypenny, 2016).
Come stimare quanto ti costano
Il calcolo si fa in tre passaggi, con i tuoi numeri:
- Chiamate perse al mese. Le trovi nel registro del centralino o del cellulare aziendale. Conta anche quelle fuori orario.
- Quota che sarebbe diventata un cliente. Quante chiamate su dieci, di solito, diventano una prenotazione, un ordine o un preventivo accettato?
- Valore medio di un cliente. Lo scontrino medio, oppure il valore di un cliente nel tempo se torna.
Costo mensile delle chiamate perse = chiamate perse × quota di conversione × valore medio.
Un esempio puramente ipotetico, per mostrare il metodo: uno studio che perde 40 chiamate al mese, di cui una su quattro sarebbe diventata un appuntamento da 80 euro, lascia sul tavolo 40 × 0,25 × 80 = 800 euro al mese. Con i tuoi numeri il risultato può essere molto più alto o molto più basso: per questo vale la pena farlo.
Le alternative a confronto
| Soluzione | Costo indicativo | Ore coperte | Cosa fa davvero |
|---|---|---|---|
| Nessuno risponde / cellulare del titolare | Nessun costo diretto | Solo quando si è liberi | Le chiamate perse restano perse |
| Segreteria telefonica | Di solito inclusa nel servizio telefonico | 24 ore su 24 | Registra un messaggio, se il cliente lo lascia |
| Segreteria in outsourcing con operatori | Canone mensile con minuti inclusi, per esempio da 35 euro + IVA per 44 minuti nel listino MySegretaria (consultato il 3 ottobre 2026) | Orari del servizio (nell'esempio 8:30-19:30, 7 giorni su 7) | Prende messaggi e, a seconda del servizio, appuntamenti |
| Receptionist dipendente | Circa 31.750 euro l'anno di costo minimo stimato (V livello CCNL Terziario) | Circa 1.700 ore l'anno | Tutto, nelle ore in cui è presente e libera |
| Assistente telefonico AI | Abbonamento o consumo: vedi i listini, per yourang.ai la pagina prezzi | 24 ore su 24, anche più chiamate insieme | Risponde, informa, prenota, qualifica, passa a una persona quando serve |
Per un confronto più dettagliato tra le opzioni leggi anche assistente telefonico AI vs segreteria telefonica e receptionist AI vs call center in outsourcing.
I costi da controllare prima di firmare
Qualunque soluzione tu valuti, chiedi una risposta scritta su questi punti:
- attivazione e configurazione: sono incluse o si pagano a parte?
- minuti extra: quanto costa ogni minuto oltre il pacchetto e come vieni avvisato?
- telefonia: il numero e il traffico sono compresi?
- integrazioni: calendario, CRM e WhatsApp sono inclusi o a pagamento?
- modifiche: chi aggiorna lo script quando cambiano orari, servizi o listini, e a che costo?
- durata minima: c'è un vincolo contrattuale? Come si disdice?
- dati e conformità: dove sono trattati i dati, come vengono gestite registrazioni e trascrizioni, e se l'assistente dichiara di essere un'AI come richiede l'AI Act.
Assistente AI o persona? Spesso entrambi
Il confronto con la receptionist serve a dare un ordine di grandezza, ma nella maggior parte delle PMI la scelta non è "o l'uno o l'altra". L'assistente telefonico AI copre le ore scoperte, i picchi e le domande ripetitive (orari, indirizzo, disponibilità, prenotazioni); la persona si concentra sui clienti in sede e sulle chiamate che richiedono giudizio. Il risultato è meno chiamate perse e meno interruzioni, senza cambiare l'organizzazione dello studio o del negozio.
Per vedere cosa fa l'assistente durante la chiamata, guarda la pagina dell'assistente telefonico AI e le integrazioni con calendario e CRM. Per i costi di yourang.ai, con piani e condizioni sempre aggiornati, vai alla pagina prezzi; se vuoi fare il conto sul tuo caso, prenota una demo.
Domande frequenti
Quanto costa un assistente telefonico AI?
Dipende dal volume di chiamate, dalle funzioni e dalle integrazioni. Sul mercato si trovano abbonamenti mensili con minuti inclusi, tariffe a consumo al minuto e preventivi su misura. I prezzi di yourang.ai sono sempre aggiornati nella pagina prezzi.
Quanto costa una receptionist in Italia?
Con il CCNL Terziario Confcommercio un addetto al centralino è inquadrato al V livello, con un minimo di 1.658,01 euro lordi al mese per 14 mensilità (novembre 2025 - ottobre 2026). Aggiungendo contributi, TFR e INAIL il costo aziendale minimo stimato supera i 31.000 euro l'anno.
Un assistente telefonico AI sostituisce la receptionist?
Di solito la affianca. Copre le ore in cui nessuno può rispondere, i picchi di chiamate e le richieste ripetitive, e passa a una persona le chiamate che richiedono giudizio o relazione.
Come calcolo quanto mi costano le chiamate perse?
Moltiplica le chiamate perse al mese per la quota che sarebbe diventata un cliente e per il valore medio di un cliente. Il numero di chiamate perse lo trovi nel registro del centralino o del cellulare aziendale.
Ci sono costi nascosti?
Da verificare prima di firmare: costo di attivazione e configurazione, minuti extra, numero di telefono e traffico, integrazioni a pagamento, durata minima del contratto e costo delle modifiche allo script.
Quanto tempo serve per partire?
Dipende dalla complessità. Un servizio pronto all'uso si configura con le informazioni dell'attività e il calendario; una piattaforma per sviluppatori richiede invece progettazione e sviluppo dell'agente.
